Görev ve yetki sınırları
Yönetim, koordinasyon, teknik inceleme ve rapor yazım rollerinin birbirinden ayrılması; sorumlulukların yazılı hale getirilmesi.
KURUMSAL BİLİRKİŞİLİKTE YÖNETİM VE DENETİM
Yönetim için izlenebilir, ekip için açık bir çalışma düzeni.
Tüzel bilirkişilik faaliyetinin kişilere bağlı kalmaması için görevleri, yetki sınırlarını ve kalite kontrol adımlarını belirlemeye yardımcı oluyoruz. Bu düzen kurulurken bilirkişinin tarafsızlığı ve bağımsızlığı korunmalıdır.
YÖNETİM KURULUNUN SORUMLULUK ALANI
Yönetim sistemi denetlemeli, bilirkişinin mesleki kanaatine müdahale etmemelidir.
Kurumsal yönetim; bilirkişinin bilimsel ve mesleki kanaatini yönlendirmek anlamına gelmez. Yönetimin sorumluluğu, faaliyetin sağlıklı yürütülmesi için gerekli organizasyonu, kaynakları, görev sınırlarını ve kontrol mekanizmalarını kurmaktır.
Tarafsızlığın korunması
Görev kabulü, çıkar çatışması sorgusu, gizlilik ve bilgiye erişim kurallarının önceden tanımlanması.
İç kontrol ve izleme
Raporların biçimsel ve teknik kontrolünün ölçütlerinin belirlenmesi; düzeltme ve geri bildirimlerin kayıt altına alınması.
Kurumsal sistem hangi başlıklardan oluşur?
Yönetim ve organizasyon
Organizasyon şeması, görev tanımları, yetki matrisi, dosya dağıtım ve eskalasyon kuralları.
Dosya kabul ve görevlendirme
Görev uygunluğu, uzmanlık alanı, iş yükü, süre takibi ve çıkar çatışması kontrolleri.
Metodoloji ve raporlama
Dosya türlerine göre yöntem rehberleri, rapor şablonları, kaynak ve hesaplama kontrolleri.
Kalite kontrol
Kontrol listeleri, denetim seviyeleri, iade/düzeltme nedenlerinin sınıflandırılması ve kapanış takibi.
Eğitim ve yetkinlik
Görev bazlı eğitim planı, yeni başlayanların uyumu, gelişim ihtiyaçlarının ve eğitim katılımının izlenmesi.
Etik, gizlilik ve veri güvenliği
Tarafsızlık, gizlilik, erişim yetkileri, belge aktarımı, saklama ve imha kurallarının kurumsal belgelerle düzenlenmesi.
Kurumsal hafıza ve güncelleme
Mevzuat ve içtihat değişikliklerinin izlenmesi, yöntem belgelerinin sürüm kontrolü ve ekip içi duyuru düzeni.
İşin sınırları da sistemin parçasıdır
Bağımsızlık çizgisi: Kurumsal kalite kontrol, raporun bilimsel kanaatini veya bilirkişinin bağımsız değerlendirmesini belirlemek için kullanılamaz. Kontrolün amacı; yöntem, hesaplama, gerekçe, mevzuat, rapor bütünlüğü ve usule ilişkin eksiklikleri tespit etmektir. Mesleki kanaat üzerindeki sorumluluk bilirkişiye aittir.
OLASI ÇALIŞMA ÇIKTILARI
Yönetim hangi belgelerden yararlanabilir?
İhtiyaç belirlendikten sonra, üzerinde anlaşılan kapsamda aşağıdaki belgeler hazırlanabilir veya kurumun mevcut belgeleri gözden geçirilebilir.
01Kurumsal bilirkişilik işleyiş modeli
Faaliyetin organizasyonunu ve ana süreçlerini gösteren çerçeve doküman.
02Görev, yetki ve sorumluluk matrisi
Roller arasındaki görev ayrımını ve kontrol sorumluluklarını gösteren tablo.
03Metodoloji ve rapor yazım rehberi
Uygulama alanına göre rapor hazırlama ve gerekçelendirme esasları.
04Rapor denetim kontrol listeleri
Teknik, yöntemsel, hesaplama ve biçimsel inceleme başlıkları.
05Tarafsızlık ve çıkar çatışması seti
Bildirim, sorgulama, değerlendirme ve kayıt için kullanılabilecek belgeler.
06Eğitim ve yetkinlik planı
Görev gruplarına göre eğitim başlıkları, süre ve uygulama takvimi.
07İade ve düzeltme nedenleri sınıflaması
Tekrar eden eksikliklerin ortak başlıklarda kaydedilmesi ve analiz edilmesi.
08Yönetim gösterge paneli taslağı
Yönetimin düzenli takip edebileceği temel performans ve risk göstergeleri.
Bu belgelerin tamamı her kurum için gerekli değildir. Hazırlanacak belgeler, çalışma kapsamına göre belirlenir. Kesin liste, çalışma kapsamı, sorumluluklar ve teslim takvimi teklif ve sözleşmede belirlenir.
YÖNETİM GÖSTERGELERİ
Sorunları takip edebilmek için düzenli kayıt ve ölçüm gerekir.
Kurumun kendi kayıtlarından üretilebilecek göstergeler, eğilimleri ve iyileştirme alanlarını görünür kılabilir. KIRCAN belirli bir başarı oranı vaat etmez. Kurumun kendi verilerine göre uygun göstergelerin belirlenmesine ve izlenmesine yardımcı olur.
GöstergeYönetimin göreceği bilgiNe için kullanılır?
İlk kontrolde uygun bulunan rapor oranıİlk incelemede önemli düzeltme gerektirmeyen raporların oranıMetodoloji ve eğitim ihtiyacını değerlendirmek
İade ve düzeltme nedenleriHata türlerine göre dağılım ve tekrar sıklığıKök nedenleri ve öncelikli iyileştirme alanlarını belirlemek
Rapor hazırlama süresiDosya türü ve iş yüküne göre geçen süreKapasite ve iş planlamasını değerlendirmek
Kontrol sürecinin tamamlanma durumuİnceleme, geri bildirim ve düzeltme aşamalarının durumuSüreçte bekleyen işleri görmek
Eğitim ve yetkinlik durumuPlanlanan eğitimler, katılım ve gelişim başlıklarıİnsan kaynağı gelişimini planlamak
Gösterge tanımları kurumun veri kalitesine ve işleyişine göre uyarlanır. Bilirkişilik faaliyetinin niteliği yalnızca sayısal göstergelerle ölçülemez.
Çalışma aşamaları
01
Tanıma
Organizasyon, dosya akışı, mevcut belgeler ve yönetim beklentileri değerlendirilir.
02
Tasarlama
Öncelikler, hedef süreçler, belge seti ve uygulama takvimi kararlaştırılır.
03
Uygulama
Belgeler, eğitimler ve kontrol adımları belirlenen kapsamda geliştirilir.
04
Gözden geçirme
Uygulama geri bildirimi alınır; gerekli güncellemeler ve takip yöntemi belirlenir.
İnceleme için paylaşılacak örnek rapor ve dosyaların kişisel verilerden arındırılmış olması gerekir. KIRCAN'ın çalışma kapsamı, dosya üstlenmeyi veya bilirkişinin yerine geçerek rapor düzenlemeyi içermez.
Yönetim gündeminizdeki başlıkları birlikte netleştirelim.
İlk görüşmede kurumun yapısını, öncelikli risklerini ve ihtiyaç duyduğu çalışma kapsamını değerlendirebiliriz.